C’est le grand jour, vous avez pris la décision de continuer votre transformation digitale en passant à la signature électronique ! Une question vous vient alors en tête, que va-t-il advenir de mes tampons d’entreprise ? Vous vous demandez peut-être même s’il va falloir imprimer vos documents pour les tamponner avant de les faire signer électroniquement. Nous avons donc décidé de vous répondre !

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Le tampon d’entreprise

Tout d’abord, afin de voir ce qu’il advient du tampon dans les entreprises digitalisées, il faut comprendre d’où il vient et son utilité.

Le tampon d’entreprise est aussi appelé cachet commercial ou sceau de reconnaissance à l’usage d’une entreprise. Les informations contenues dans ce cachet commercial sont régies par le code du travail et comporte de nombreuses informations obligatoires :

  • Le nom de la société
  • La forme juridique (SARL, SAS, SA, etc.)
  • Montant du capital social
  • Adresse de la société
  • Numéro d’identification (SIRET/ SIREN)
  • Coordonnées de contact (numéro de téléphone, adresse email)
  • Procédure de liquidation en cours (si applicable)

Avant le tout numérique, le tampon d’entreprise permettait d’apposer ces informations obligatoires de manière simple et rapide sur les documents d’une société. Le tampon en tant qu’objet n’est donc pas une obligation et n’a aucune valeur juridique.

Le tampon pose également un problème de sécurité. De nombreuses sociétés produisent ses tampons sans qu’aucun justificatif ne soit demandé. Les informations inscrites dessus étant des informations publiques, n’importe qui peut posséder un tampon au nom de votre société. Le tampon n’est donc pas gage de légitimité, simplement de réassurance pour les signataires d’un contrat.

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La signature électronique

Le tampon d’entreprise ne peut pas se substituer à une signature officielle, c’est pourquoi avoir une méthode de signature électronique vous permet de dématérialiser vos processus en toute sécurité.

La signature électronique est encadrée par la règlementation européenne eiD.AS, de nombreuses exigences sont demandées afin d’avoir une signature électronique certifiée.

Pour rappel, les signatures électroniques, même dite « simples » doivent à minima respecter ces prérequis afin d’être certifiées :

  • Le prestataire doit être certifié, il agit en tant que notaire
  • Le processus de signature doit permettre une datation et un horodatage fiable
  • Le prestataire doit constituer un chemin de preuve qui regroupe l’adresse IP du signataire, le contact du signataire avec les codes envoyés, etc.
  • Le prestataire doit fournir un coffre-fort électronique afin de stocker le chemin de preuve et le document prouvant ainsi son intégrité

Vous avez un projet de signature électronique ? Contactez nous.

NB : Le présent document vous est fourni à titre indicatif. Nous ne garantissons pas l’exhaustivité des informations, pas plus que leur mise à jour au regard de la réglementation applicable. Enfin, les informations données ne sauraient en aucun cas se substituer à un conseil juridique.

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