Ça y est, vous avez sauté le pas et pris la décision de faire signer vos documents de manière électronique. Seulement vous faites face à une question : Est-ce que je dois payer pour de la signature électronique ou mes clients peuvent me scanner les documents signés ?

Afin de pouvoir prendre une décision, il faut comprendre les différents enjeux derrière les différents types de solutions.

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La signature scannée

Commençons par comprendre ce qui se cache derrière une signature scannée, aussi appelée signature numérique.

Ce type de signature correspond à l’image numérisée d’une signature manuscrite. C’est-à-dire qu’elle est obtenue avec le scan d’un document papier préalablement signé manuellement et converti au format numérique. On peut aussi scanner notre signature et apposer l’image de cette signature sur un document.

Un document signé puis numérisé n’est pas considéré comme l’original, mais comme une copie de ce document.

Une image de notre signature ajoutée à un document n’a pas plus de valeur. L’image même de la signature n’est qu’esthétique et psychologique pour matérialiser notre consentement.

Juridiquement, la signature numérique n’a pas de valeur pour plusieurs raisons :

  • Impossibilité d’identifier le signataire
  • Impossibilité de prouver le consentement des obligations lié au document
  • Facilement falsifiable

En fonction des circonstances, et d’éléments corroborant la réalité du consentement du signataire (lettres ou email avec réponses, témoignages, etc.), ce procédé de signature scannée pourrait valoir de « commencement de preuve par écrit » auprès d’un juge.

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/!\ même si vous ajoutez une étape d’authentification de l’identité du signataire (au moyen d’un code SMS par exemple), la signature scannée reste dangereuse puisqu’elle ne garantit pas l’intégrité du document signé.

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Afin de pallier le problème d’identification du signataire, on pourrait imaginer une solution comme le fait d’enregistrer, en visioconférence, l’acte d’apposition de l’image scannée de la signature sur les documents. Malgré tout cela reste une solution qui n’apporte pas de garantie à l’intégrité du document et surtout une solution contraignante pour toutes les parties.

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La signature électronique

Il y a une façon plus simple et avec une valeur légale aussi grande que la signature manuscrite : la signature électronique.

La signature électronique possède 3 niveaux de sécurité avec chacune leurs caractéristiques et leurs cas d’usages. Vous pouvez retrouver l’explication complète dans cet article.

Depuis 2014, la signature électronique est régie par la règlementation européenne eI.DAS qui fixe les règles de sécurité à respecter pour que la signature électronique soit juridiquement valable. Elle a ainsi mis en place dans chaque pays un organisme chargé de la mise en œuvre de ce règlement. Toutes les sociétés qui proposent de la signature électronique n’entrent pas forcément dans cette règlementation, elles n’ont donc pas la même valeur auprès d’un juge. En revanche, toutes les solutions certifiées dans un pays de l’Union européenne sont valables dans tous les autres pays de l’Europe.

Imaginez, vous réalisez des signatures électroniques avec Gonexa Sign, revendeurs de signatures YouSign, lors de contrats avec l’Italie. Comme YouSign est une solution certifiée en France, les signatures émises seront tout aussi valables en Italie.

Vous pouvez vérifier si votre prestataire respecte la règlementation grâce à ce site internet mis en place par l’Union européenne.

Pour rappel, les signatures électroniques, même dite « simples » doivent à minima respecter ces prérequis afin d’être certifiées :

  • Le prestataire doit être certifié, il agit en tant que notaire
  • Le processus de signature doit permettre une datation et un horodatage fiable
  • Le prestataire doit constituer un chemin de preuve qui regroupe l’adresse IP du signataire, le contact du signataire avec les codes envoyés, etc.
  • Le prestataire doit fournir un coffre-fort électronique afin de stocker le chemin de preuve et le document prouvant ainsi son intégrité

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Vous avez un projet de signature électronique ? Contactez nous.

NB : Le présent document vous est fourni à titre indicatif. Nous ne garantissons pas l’exhaustivité des informations, pas plus que leur mise à jour au regard de la réglementation applicable. Enfin, les informations données ne sauraient en aucun cas se substituer à un conseil juridique.